ZUGFeRD- und Factur-X-Validierung verstehen
Diese Anleitung erklärt die typischen Schritte einer E-Rechnungsprüfung. Menübezeichnungen und unterstützte Profile unterscheiden sich je nach Validator und Version.
ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei prüfen: Was bedeuten Formatprüfung, Fehler und Warnungen? Eine verständliche Anleitung zur Validierung.
1. Datei und Format klären
Prüfe zuerst, welches Format vorliegt: eine strukturierte XML-Datei oder ein hybrides PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Daten ist nicht dasselbe.
- Originaldatei unverändert bereithalten
- ZUGFeRD/Factur-X-Profil kennen
- Keine vertraulichen Rechnungen ungeprüft an Online-Dienste senden
2. Passendes Profil wählen
Die Prüfung muss zu dem Profil passen, mit dem die Rechnung erstellt wurde. Ein falsches Prüfprofil kann Meldungen erzeugen, die die Datei nicht treffend beschreiben.
- Profil und Format abgleichen
- Regelwerk-Version prüfen
- Bei Unklarheit die Erstellungssoftware prüfen
3. Befunde auswerten
Fehler, Warnungen und Hinweise sind getrennt zu betrachten. Eine technische Meldung sollte im Zusammenhang mit der konkreten Rechnung und dem gewählten Regelwerk gelesen werden.
- Fehler im Ursprungssystem korrigieren
- Datei erneut erzeugen und prüfen
- Prüfbericht bei Bedarf dokumentieren
Für geltende Anforderungen und Ausnahmen beachte die offiziellen Informationen. Diese Seite ist eine Orientierung, keine Prüfung deines Einzelfalls.
BMF: Zulässige E-Rechnungsformate und Validierung ↗