Anleitung: FakturX & ZUGFeRD Validator

von

📋 Factur-X / ZUGFeRD Validator

Benutzeranleitung – Ausführliche Hilfe

🎯 Überblick

Dieser Validator prüft elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD/Factur-X (EN16931) auf Korrektheit. Er führt automatisch folgende Validierungen durch:

  1. PDF/A-3-Konformität – Prüfung des PDF-Standards (nur bei PDF-Dateien)
  2. XML-Struktur (XSD) – Überprüfung der technischen Struktur
  3. Schematron-Regeln – Validierung gegen EN16931-Standard
  4. Plausibilitätschecks – Überprüfung von Summen, Zahlungsarten, IBAN/BIC, etc.

Das Programm gibt ein Ampelsignal aus:

🟢 Grün – Gültig
Rechnung ist vollständig korrekt und gültig.
🟡 Gelb – Warnungen
Rechnung funktioniert, hat aber optimierbare Stellen.
🔴 Rot – Fehler
Kritische Fehler gefunden. Rechnung ist nicht gültig.

🚀 Schnellanleitung

Schritt 1: Programm starten

Doppelklick auf die facturx-validator.exe (Windows)

Schritt 2: Datei auswählen

  • Klick auf „Datei wählen (PDF/XML)“
  • Wähle eine Rechnungsdatei (Format .pdf oder .xml)
  • Der Dateiname erscheint oben im Programm

Schritt 3: Profil auswählen

Wähle aus dem Dropdown das Factur-X-Profil deiner Rechnung:

Profil Beschreibung
en16931 Comfort/Basic Profil (Standardeinstellung) – für die meisten deutschen Rechnungen
extended Extended Profil – umfassendere Prüfung mit zusätzlichen Feldern
💡 Tipp: Bei Unsicherheit: en16931 nehmen.

Schritt 4: Prüfung starten

  • Klick auf den grünen Button „Prüfen“
  • Der Status ändert sich zu „Prüfe…“
  • Warte bis die Validierung abgeschlossen ist (einige Sekunden)

Schritt 5: Ergebnisse lesen

Nach der Prüfung siehst du:

  • Oben: Ampelstatus mit Kurzbeschreibung (Grün/Gelb/Rot)
  • Unten: Detaillierte Befunde (falls vorhanden)

🟢 🟡 🔴 Befunde verstehen

❌ ERROR (Rot)

Dies sind kritische Fehler! Die Rechnung entspricht nicht dem Standard und wird von amtlichen Systemen möglicherweise nicht akzeptiert.

Beispiele:

  • XSD001: Element 'BillingPeriodStartDate' fehlt
  • SCH001: Summe (GrossAmount) stimmt nicht überein
  • BIZ002: IBAN ungültig

Aktion: Fehler müssen behoben werden!

❌ WARNING (Gelb)

Dies sind Warnungen. Die Rechnung funktioniert grundsätzlich, es gibt aber optimierbare Stellen.

Beispiele:

  • SCH005: Empfohlenes Feld 'PaymentTerms' fehlt
  • BIZ001: BIC zu Bankliste nicht vollständig
  • PDF001: Farbraum-Kompatibilität könnte verbessert werden

Aktion: Sollten wenn möglich behoben werden, sind aber nicht kritisch.

❌ INFO (Blau)

Dies sind nur Informationen, keine Fehler oder Probleme.

Beispiele:

  • INFO001: Validierung mit Profil 'en16931' durchgeführt
  • INFO002: XML erfolgreich aus PDF extrahiert

Aktion: Keine Aktion erforderlich.

🐛 Häufige Fehlermeldungen und Lösungen

❌ „Fehler: Schematron fehlt“

Problem: Eine Validierungsdatei fehlt im Projekt.

Lösung:

  • Überprüfe, dass die resources/schematron/-Ordner vollständig vorhanden sind
  • Ggf. Projekt neu installieren
  • Kontakt zum Administrator

❌ „Fehler: Datei nicht unterstützt“

Problem: Du hast eine Datei ausgewählt, die nicht .pdf oder .xml ist.

Lösung:

  • Nur PDF oder XML-Dateien sind zulässig
  • Überprüfe die Dateiendung (.pdf, .xml)

❌ „ERROR: Summe stimmt nicht überein“

Problem: Die Rechnungssumme ist mathematisch falsch.

Lösungen:

  1. Überprüfe deine Positionen und deren Mengen
  2. Überprüfe Rabatte und Zuschläge
  3. Überprüfe die MwSt.-Berechnung
  4. Falls aus System exportiert: Im System korrigieren und neu exportieren

❌ „ERROR: Pflichtfeld ‚InvoiceNumber‘ fehlt“

Problem: Eine erforderliche Information fehlt im Dokument.

Lösung:

  • Überprüfe, dass alle Rechnungsinformationen im System/Generator gesetzt sind
  • Manche Felder müssen explizit befüllt werden

❌ Validierung dauert sehr lange / friert ein

Problem: Große Dateien oder Performance-Probleme.

Lösungen:

  1. Warte länger (große Dateien können 30+ Sekunden brauchen)
  2. Schließe andere Programme
  3. Starte das Programm neu
  4. Versuche mit einer kleineren Test-Datei

📊 PDF/A-3 Validierung

Wenn du eine PDF-Datei hochlädst, wird zusätzlich veraPDF genutzt, um sicherzustellen, dass die PDF im Standard PDF/A-3 vorliegt (amtlich akzeptiertes Format).

Typische PDF/A-Fehler:

  • PDF003: Font nicht eingebettet → Alle Fonts müssen in die PDF eingebettet sein
  • PDF006: Transparenzgruppen nicht erlaubt → Verwende andere Transparenz-Methoden
  • PDF009: Form XObjects nicht erlaubt
ℹ️ Info: Diese PDF-Fehler beheben ist meist nur mit dem Tool möglich, das die PDF erzeugt hat (z.B. Rechnungsgenerator, Word mit Plugin, etc.).

💡 Tipps & Tricks

Tipp 1: Zum Exportieren aus dem Rechnungssystem

  • Achte darauf, dass du das Format „ZUGFeRD 2.x“ oder „Factur-X 1.0.x“ auswählst
  • Nicht alle Systeme unterstützen beide Profile (en16931 vs extended)

Tipp 2: Häufige Fehler vermeiden

  • Rechnungsnummer ist Pflicht
  • Alle Positionen brauchen Beschreibung und Netto-Betrag
  • MwSt.-Satz muss explizit gesetzt sein (z.B. 19% = 0.19)

Tipp 3: Für Massenvalidierung

  • Lade mehrere Dateien einzeln hoch und prüfe sie nacheinander
  • Oder nutze die CLI (Kommandozeilen-Version) für Batch-Processing
  • Kontakt zum Administrator für Fragen

Tipp 4: Bei Warnungen

  • Gelbe Warnungen sind oft nicht kritisch
  • Überprüfe aber, ob die Warnung für deinen Use-Case relevant ist
  • (z.B. Warnung „BIC fehlt“ ist relevant, wenn dein Abnehmer eine BIC braucht)

🆘 Weitere Hilfe

Problem nicht gelöst?

  1. Überprüfe diese Anleitung erneut (Strg+F zum Suchen)
  2. Überprüfe die Logliste (%TEMP%/facturx-gui.log)
  3. Kontaktiere deinen Administrator/Entwickler

Wichtige Infos für Support:

  • Dateiname der Rechnung
  • Fehlermeldung (exakt kopieren)
  • Inhalte der Logliste
  • Verwendetes Profil (en16931 vs extended)

Weiterführende Links & Standards:

Factur-X / ZUGFeRD Validator – Benutzeranleitung
Version 1.0 | Januar 2026 | Made with ❤️ & VS Code für Nico Lübeck | viruner apps

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